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 > 〔3時限〕タイムマネジメントで発見した想定外を、避けるワザとコツ

【第7回】忙しいドクターのための、時間管理徹底講義

スマートDr.養成講座一覧はこちら

「時間がない!!」多忙を極める医学生、研修医、それは将来一人前の医師になっても同じです。
時間管理の基本は「先読み力」を身につけることによって、時間に管理されるのではなく、自ら時間を管理することです。
タイムマネジメントの達人が、先読み力を身につける方法や時間管理の極意をご紹介します。

村中 剛志

村中 剛志(むらなか・たけし)
1996年、日本アイ・ビー・エム株式会社に入社。長野オリンピック、金融業界のクライアントを担当するITエンジニアを経て、3年間イギリスに赴任、リーダーとして国際プロジェクトを率いる。
2006年にIBCS(IBMビジネスコンサルティングサービス)に出向。2007年には同社、年間最優秀プロジェクトで表彰される。
『「先読み力」で人を動かす』(日本実業出版)を出版し、amazonビジネスカテゴリ1位を記録。5万部を超えるベストセラーになる。

スマートDr.養成講座 第7回 忙しいドクターのための、時間管理徹底講義

〔3時限〕 タイムマネジメントで発見した想定外を、避けるワザとコツ

研修医には想定外の業務やセミナーのお誘いが舞い込むもの。
今回は、2時限目でご紹介したタイムマネジメントのステップ3の"検証"で発見した想定外を、避けるためのワザとコツをお伝えします。

■ 緊急な仕事に対応する
仕事が緊急になる原因は、作業時間と締め切りにあります。なので、まず必要なことはチェックポイント、締め切り(資料の提出日など)を事前に合意することです。ただ、ギリギリになって仕事を振ってくる人がいるのも事実です。
しかし、緊急な仕事を振る人は、あなたに依頼をするずいぶん前からその仕事を握っている場合がほとんどです。そのために、緊急な仕事を振りそうな人とマメに会話をしたり、その人と朝会、週次会議などで、仕事の中身を共有する仕組みを作ることが重要です。

■ 仕事を高速にこなす
仕事を高速にこなすためには、「こなす仕事」と「考える仕事」を分ける必要があります。こなす仕事をやるためには、中断が入らないように、こなす仕事のための時間を確保して、何も考えずに高速処理するようにしましょう。
さらに、それぞれの仕事にデットライン(締め切り)を設けることも有効でしょう。仕事の後にデートなどの予定が入っていると仕事がはかどるのと同じです。

■ 魔法の時間でこなす
1つの仕事にどのくらい時間がかかるか想定できない場合があるかもしれません。そんな場合は、まず「5分だけやってみる」ことをおすすめします。実際に仕事にとりかかることで、脳が動きはじめ、必要な作業と時間が想定できるようになります。
また、資料などを提出する前に「寝かす」ことも有効です。翌日見てみると、いろいろなミスが見つかることもあり、やり直しを避けることができます。

■ 協業でこなす
ほとんどの仕事は、複数の人が関わる流れ作業であるということを認識しましょう。つまり、仕事を抱え込んで自分がボトルネックにならないことを意識することが重要です。さらに、1人で悩みこまないためにも、仲間に意見をもらったり、レビューしてもらうことをおすすめします。3人よれば文殊の知恵。1人では見えないものが見えてきます。
また、レビューしてもらう日取りを決めることで、締め切りギリギリまでダラダラやることが回避でき、レビューに向けて気合いも入り、最終的なクオリティも向上します。

■ Eメールは時間泥棒?
Eメールの普及で世の中大変便利になりましたが、Eメールは「時間泥棒」の側面がある、ということを理解しておく必要があります。メールの実態に関するある調査結果で、メールをチェックする頻度について、60%の人が「1時間に一度」、35%の人が「15分に一度」と答えたのですが、実際に調査してみたところ平均5分間に一度程度チェックしていたことが分かりました。
また、メールが届いた瞬間に処理する傾向があり、その処理には平均1分44秒かかっており、さらに、それまでやっていた作業に戻るのに平均64秒かかっていたそうです。無意識にEメールをチェックすることで、仕事をした気にならないようにしましょう。

■ 記憶に頼らず記録に頼る
あれもこれもとやることを記憶しようとして、頭がウニ状態になったことはありませんか?
そうなってしまうと、普段出来ていた仕事ですらうまく回せないこともあります。書き出すことで、「記憶に頼らず記録に頼る」ことをおすすめします。そうすれば、頭を空っぽにできて、書き出したものを順番にやればいいだけになります。頭で記憶した複数の仕事を同時に並行して行う必要もありません。
また、やることがリスト化されていれば、「○○さんに確認の電話をする」というような2~3分で出来る作業は業務の合間に行うことで、隙間時間を有効活用できます。