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 > 〔2時限〕タイムマネジメント実践編

【第7回】忙しいドクターのための、時間管理徹底講義

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「時間がない!!」多忙を極める医学生、研修医、それは将来一人前の医師になっても同じです。
時間管理の基本は「先読み力」を身につけることによって、時間に管理されるのではなく、自ら時間を管理することです。
タイムマネジメントの達人が、先読み力を身につける方法や時間管理の極意をご紹介します。

村中 剛志

村中 剛志(むらなか・たけし)
1996年、日本アイ・ビー・エム株式会社に入社。長野オリンピック、金融業界のクライアントを担当するITエンジニアを経て、3年間イギリスに赴任、リーダーとして国際プロジェクトを率いる。
2006年にIBCS(IBMビジネスコンサルティングサービス)に出向。2007年には同社、年間最優秀プロジェクトで表彰される。
『「先読み力」で人を動かす』(日本実業出版)を出版し、amazonビジネスカテゴリ1位を記録。5万部を超えるベストセラーになる。

〔2時限〕 タイムマネジメント実践編

■ ドラッカーの時間に関する考え方
「もしドラ」で有名になったドラッカーはマネジメントに代表される経営の神様と言われています。
しかし、彼の著書の半分近くは経営やマネジメントの話ではなく、時間に関する話です。そこで、タイムマネジメントに入る前に、ドラッカーの時間に関する考え方をご紹介します。
『時間をマネジメント出来なければ何もマネジメントできない。時間のマネジメントは成果をあげるための土台である。
時間は有限であって、かけがいのない資源である。時間は買えない。借りられない。ためてもおけない。
しかも、その時間は1日24時間しかない。そのうち3分の1は眠っている。文字通り、眠る時間を削って働いている人もいれば勉強している人もいる。
成果を挙げる者は、仕事からスタートしない。時間からスタートする。時間が何にとられているかを明らかにすることからスタートする。
時間の使い方を知っている者は、考えることによって成果を上げる。行動する前に考える。繰り返し起こる問題の処理については、体系的に考えることに時間を使う。』

■ タイムマネジメントの基本
ドラッカーの時間に関する考え方はタイムマネジメントの基本になります。
つまり、

  • ・ 行動する前に考える → 「先読み」する
  • ・ 時間が何にとられているかを明らかにする → 「実績」を把握する
  • ・ 繰り返し起こる問題の処理については体系的に考える → 「検証」する

という「先読み」→「実績」→「検証」を繰り返し行うことです。

■ ステップ1 : 実績(過去を記録する)
タイムマネジメントを行いやすくするために、2つ目の実績からはじめてみましょう。
実績を把握するためには、1日の出来事を記録する必要があります。15分もしくは30分単位で1日分、可能であれば3日分のすべての実績を書き出して見ましょう。書き出す時のポイントとしては、1日の最後にまとめて書き出そうと思っても、時間の経過により細かいことは必ずと言ってよいほど忘れています。なので、1時間に1度くらいのペースでこまめに書き出しましょう。
次に書き出した後、どこに時間が取られているかを確認しましょう。
確認のポイントとしては、

  • (1) 予定していた作業か?
    1 : スケジュールに落としていたか?
    2 : 頭の中で考えていた作業か?
    3 : 飛び込みの作業か?。
  • (2) 予定できていた場合は、必要とする時間を決めて取り掛かったか?
  • (3) 時間を決めていた場合は、時間内に出来たか?などです。

これで自分の実績を把握できたことになります。Excelなどを使って縦軸に実績、横軸に(1)~(2)を書いて確認すると把握しやすいでしょう。

■ ステップ2 : 先読み(予定を立てる) 1日のスケジュール 予定を記入する 次のステップは「先読み」です。言い換えると「予定を立てる」ということです。ただし普通に予定を立てるだけではありません。
例えば、1時間のミーティングを考えてみましょう。
1時間とは言っても、事前資料の準備や議事録の作成・送付などで、合計で2時間半程度かかる場合もあります。その場合は、「事前資料の準備」1時間、「議事録の作成・送付」30分を作業としてスケジュールに落としていきます。さらにはメールをする時間までもスケジュールに落とします。

私の場合は、朝は必ず「先読み」(スケジュールを立てること)からはじまります。さらに、メールは1日3回と時間を決めて行います。人間は不思議なもので、以前は合計3時間程度かかっていたものが、時間と回数を決めたことで、2時間で出来るようになりました。

■ ステップ3 : 検証(予定と実績のズレを評価する)
実際のステップではここで再度実績を記入します。(上図右側の実績部分)そして検証を行います。検証とは、予定と実績のズレを評価することです。具体的には、以下になります。

  • ・ 予定と実績のズレ
    先延ばしにした業務、予定より時間がかかった業務、想定外の業務。
  • ・ 評価
    「なぜ予定できなかったのか?」「どうすれば予定できたのか?」で考える。

例えば、

  • ・ 予定と実績のズレ
    飛び込みで、指導医から依頼されている業務の進捗報告資料の作成と報告をした。
  • ・ 評価「なぜ予定できなかったのか?」
    来週の月曜日に報告すると同意したにも関わらず、急に報告してくれと依頼されたから、指導医が出席する会議で指導医が説明する必要があるから、そもそも指導医は急な依頼ばかりする人だから。
  • ・ 「どうすれば予定できたのか?」
    指導医とマメにコミュニケーションを取って指導医のスケジュール(出席する会議など)を把握するようにしておく、指導医とチームメンバーで週次会議を開き、1週間の主なイベント/会議を共有する。

のような検証が考えられます。