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組織を活性化する会議術

【第5回】 会議術~決定事項の具体化・具現化(1)

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内山惠司(医療法人社団翔洋会 辻内科循環器科歯科クリニック 事務局長)

ポイント
  • 決定事項の推進の成否のカギはグランドデザインが握る

会議で決定した内容を誰が肉づけするかが重要

第4回まで、主に企画運営における会議について話してきましたが、今回から2回にわたり、会議のなかで決定された事項を具体化・具現化させるまでのプロセスについて述べていきます。

会議で決める内容は、「職員健診の時期をいつにするか」「忘年会の日程をどうするか」といったその場で決定しすぐに実践できる比較的簡単なものから、「診療報酬・介護報酬改定への対応」「現在のサービス内容の見直し」「新たな事業の展開」などの経営方針を左右する重要事項までさまざまです。

第4回まで、主に企画運営における会議について話してきましたが、今回から2回にわたり、会議のなかで決定された事項を具体化・具現化させるまでのプロセスについて述べていきます。

会議で決める内容は、「職員健診の時期をいつにするか」「忘年会の日程をどうするか」といったその場で決定しすぐに実践できる比較的簡単なものから、「診療報酬・介護報酬改定への対応」「現在のサービス内容の見直し」「新たな事業の展開」などの経営方針を左右する重要事項までさまざまです。

前者のように比較的簡単な内容については会議で結論を出した後、そのまま職員に連絡・周知するだけで完結します。一方、後者のような重要事項はすぐに実行に移せない場合がほとんどです。むしろ、そこからが会議で議論する主な目的になるのではないでしょうか。

つまり「進める会議・決められる会議」の次に、会議で決まった骨組みに誰が「肉づけ」をするかが、組織を前進させるうえで最も重要で、かつ「馬力」と「鍛錬」の必要なところです。

私が考える「肉づけ」とは、グランドデザインの策定だと思っています。各論ではなく、こうあるべきだという総論的なプランです。ただ、これは誰にでもつくれるものではありません。計画の全容をきちんと把握し、現場・専門職の意見、外部因子などを十分理解したうえで、多方面から情報収集できる立場の人でないと、自施設に合った緻密で夢のあるグランドデザインを描くことはできません。

経営トップである院長や理事長がこのグランドデザインを策定することが、最も説得力があり、実行力も大きくなると考えられます。しかし実際には、職務内容や拘束時間などを考えると、きちんとした情報収集・分析、意見交換を行うことが難しい場合が多いのではないでしょうか。

そこで、経営トップの意見をきちんと聞ける・話せる参謀役が、グランドデザインの「デザイナー」役を引き受けることが最も合理的だと考えます。

そう、気づいた方も多いかもしれませんが、この条件は第3回に述べた「ファシリテーター」の条件と一致します。つまり、私が考える「事務局長、事務長、またはそれに準ずる役割を担っている人」とは、ファシリテーターであり、オーガナイザーになれる人ということになります。

もちろん、参謀役になったからと言って、すぐに「緻密で夢のあるグランドデザイン」が描けるわけではありません。しかし、次回紹介する会議の流れに基づいてPDCAサイクルをきちんと回していくことで、グランドデザインができるようになるはずです。ベターなデザインへと練り上げていくことが可能なのです。

内山惠司(うちやま けいじ)
1971年、千葉県生まれ。93年、中央医療技術専門学校卒業後、東京医科大学霞ヶ浦病院放射線科入職。99年、霞ヶ浦成人病研究事業団出向。2001年、東京医科大学霞ヶ浦病院帰職。03年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック放射線科入職。同年より臨床福祉専門学校外来講師。08年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック事務長、13年、同事務局長(併任)に就任

最新クリニック総合情報誌「CLINIC BAMBOO ばんぶう」 7月号

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①Team Play
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②Professional
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③Technology
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④Consultaion
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⑤Listening
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患者分析から見える伝わる説明のポイント●蔵敷健治
Column●遠藤はる子



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