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組織を活性化する会議術

【第4回】 会議術~ファシリテーターの役割(2)

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内山惠司(医療法人社団翔洋会 辻内科循環器科歯科クリニック 事務局長)

ポイント
  • 議題の事前周知によって “会議のための会議”を回避

いつでもどこでも書き込み・閲覧できる「議事録システム」の構築

今回はファシリテーターの役割の一つである事前周知について考えてみましょう。会議前の情報発信の目的は次の3つです。

①ファシリテーターの提言を事前に確認できる環境を提供する
②参加者が議論したい内容を事前に公開できる環境を提供する
③議題、提言、決定事項を全職員が閲覧できる環境を提供する

この3つが機能すると、組織の風通しがよくなり、より意見交換が積極的に行われます。ただし、目的を達成するための方法論は事業所ごとに異なるので、画一的に定義することは難しいと思います。

すべての会議・委員会の議事録が集約された議事録システム。これで会議の議題・提言・進捗状況が一元管理されている(画像をクリックするとPDFで開きます)

(画像をクリックするとPDFで開きます)
当法人では院内ネットワークを利用した「議事録システム」を構築し、全職員が閲覧できるようにしています。法人内のすべての会議・委員会の議事録を一元管理し、パスワードを区切って立場ごとに記載・閲覧できるシステムとしたのです。

以前は事前提言のない会議がほとんどでした。「議論の場」のはずの会議がただの「問題提起の場」、もっと言うと時間だけがかかる「井戸端会議」のようで物事が一向に決まりませんでした。

「物事を進めるために問題提起は事前にする」との考えのもと、さまざまな思案が始まり、いくつかの問題点が浮かび上がってきました。最も根源的な問題は、誰がいつどこで問題提起をまとめて事前に配るのか、でした。マンパワーでカバーしようとしても、日常業務や職種ごとのタイムスケジュールの違いから、継続することが非常に困難だとわかりました。

そこで、いつでもどこでも書き込み・閲覧ができ、かつ情報共有ができる「議事録システム」を開発し運用することにしました。
これにより、職種ごとに違う隙間時間や待機時間などを上手に利用し、情報収集・情報発信ができるようになりました。また、事務職員が準備していた資料も、参加者が持参するというルールを徹底することで、議題や提言が事前に周知され、「会議のための会議」を回避できるようになったのです。

このように当院ではソフト(ファシリテーター)、ハード(議事録システム)の2つを軸に、徐々に「進める会議・決められる会議」へと移行していきました。

内山惠司(うちやま けいじ)
1971年、千葉県生まれ。93年、中央医療技術専門学校卒業後、東京医科大学霞ヶ浦病院放射線科入職。99年、霞ヶ浦成人病研究事業団出向。2001年、東京医科大学霞ヶ浦病院帰職。03年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック放射線科入職。同年より臨床福祉専門学校外来講師。08年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック事務長、13年、同事務局長(併任)に就任

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