組織を活性化する会議術

【第1回】 会議術~事前準備(1)

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内山惠司(医療法人社団翔洋会 辻内科循環器科歯科クリニック 事務局長)

ポイント
  • いかに意見を引き出すか
  • 会議を活性化させるための注意点とは

規模が大きくなるほど 会議の場が重要に

当法人は19床の有床診療所に加えて介護老人保健施設(100床)、居宅介護支援事業所、訪問看護ステーション、グループホーム、小規模多機能型居宅介護、認知症予防型通所介護などを有し、地域の方々が安心して地域で生活をできるよう、幅広い医療・介護サービスを提供しています。

職員数は現在、200人を大きく超え、これだけの職員の方向性を同じにするには経営トップのリーダーシップに加えて、全員で問題解決にあたるための会議が重要になってきます。

会議を行ううえで私が常に念頭に置いているのは、
▼いかに意見を引き出すか
▼出された意見(情報)をいかに論理的・客観的に判断できるか
ということです。

そもそも会議の定義とは「合議体の構成員が一堂に会し、一定の事項(議題)について、互いに意見と情報を交換し合って審議を行い、最良の施策を見出そうとする会合またはそのための組織をいう」(ブリタニカ国際大百科事典より)とされており、集団の構成員に単に意見を開陳する機会をつくるためや、上司が命令やその他の情報を伝達するためだけに部下を招集するような会合は、本来の意味の会議ではありません。

ただ実際には、経営トップなどごく一部の意見に対して、周囲のスタッフはうなずくだけで意見を出さないケースが散見されます。もちろん優れた経営者がすべてに目を光らせ、方向性を定められる診療所であればいいかもしれません。しかし、規模が大きくなるにつれ、職員や部署も増え、経営者が自身の仕事に加え、法人すべての方向性をコーディネートするのは困難になっていきます。

また医療機関・介護施設の場合、一般企業と異なり多くの幹部スタッフは専門職と管理職の兼任、つまりプレイングマネジャーという体制が多く、専門分野以外はその是非についての判断材料を持っていないため、結果として最も簡単で問題の起こらない「同調」という選択を行うことで、意見すると「経営トップだけの意見」で方針が決められているかのような事象も多く見かけます。

記述問題と選択問題の違い

会議を活性化するために私が最初に考えたことは、冒頭に書いたように「いかに意見を引き出すか」という視点です。

学校のテストの記述問題と選択問題の違いを考えてみてください。記述問題では、問題内容を理解したうえで思考し、意見集約を行い記述します。しかし選択問題の場合、「答え」あるいは「キーワード」がすでに記述されており、最も正しいと思うものを自分の知識と経験から選択します。すなわち、選択問題の場合、ほとんどの人が解答用紙に「空欄」をつくらなくなるのです。会議も同じだと考えられます。

問題を会議のなかで提示し、その場で議論することも大切ですが、事前に問題提起を行い、「選択肢」や「方向性」、「キーワード」についても提示しておくことで、それぞれの立場で意見をするハードルが下がり、思いのほか意見が出されるのです。

次回は、意見を引き出すための仕組みづくりにおいて重視すべきことなどを紹介します。

内山惠司(うちやま けいじ)
1971年、千葉県生まれ。93年、中央医療技術専門学校卒業後、東京医科大学霞ヶ浦病院放射線科入職。99年、霞ヶ浦成人病研究事業団出向。2001年、東京医科大学霞ヶ浦病院帰職。03年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック放射線科入職。同年より臨床福祉専門学校外来講師。08年、医療法人社団翔洋会辻内科循環器科歯科クリニック事務長、13年、同事務局長(併任)に就任

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